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办公室转身“大中台”,考古行业如何用钉钉实现组织力保障?

信息来源:iooboo.com  时间:2019-07-18  浏览次数:66

2019年7月6日,在阿塞拜疆的世界遗产大会上,杭州的良渚古城遗址正式被列入《世界遗产名录》,成为了继西湖和大运河之后浙江第三个世界文化遗产。以良渚为代表的中华文明,将与尼罗河流域的古埃及文明、两河流域的苏美尔文明,以及印度河流域的哈拉帕文明比肩而立,在人类历史上熠熠生辉。

从良渚遗址发现至今,已经过去了83个春秋,四代良渚考古人的接续奋斗,使得良渚遗址终于耀眼于全世界。申遗成功后,如何合理运用科技和文化的推动力量,激发创造力,让文化遗产更好的“活在当下”?在这片古老的土地上,以钉钉为代表的数字化工作方式,正在酝酿新希望

没有组织保障,考古领队如何“冲锋陷阵”?

浙江省文物考古研究所,坐落在杭州市假山路的一个老旧小区里。很难想象,这个发掘出良渚古城遗址的研究机构,竟然如此低调,阴霾的天气让研究所的建筑显得有些冷清,楼内不多几个内勤人员正在忙碌工作。

“所里7个业务室的人员常年都在出差,平时坐班的多是办公室、财务科、保卫科、图书资料信息中心等几个职能部门的人,基本上不超过15人。”办公室主任刘建安介绍说,由于考古工作的特殊性,出差对于研究所70多个职工来说是家常便饭,绝大多数同事常年分散在全省各地,以“团队”方式执行工作任务。

想不到传统的研究机构,在组织工作的时候也启用了互联网公司常用的“项目管理”思维,这种“领队负责制”让各个项目组的工作可以同时进行,以项目组队的方式也能够灵活地调动人力资源。

但是,由于缺乏有效的组织管理平台,这种模式的弊端也随之而来:

其一,项目负责人的权利较大,作为上级管理部门,很难对各项目的情况进行合理的把控和评估,主管领导想要“纵观全局”,充分了解每个项目的进展情况,只能通过实地检查工作和层层汇报反馈,这无疑加重了所有人的工作。

其二,在人效不透明的情况下,基层员工的工作状态和效率难以评估。在开展项目的过程中,人力资源的调配往往出自组织行政手段或个人意愿,缺乏对工作质和量评判的科学依据,也没有合适的评估流程。“比如有职工请假去外省培训学习,本来是件好事情,但是他直接向所长请假,所长批准了以后才知道,他的工作团队和科室正处于任务艰巨不能缺人的时期。”刘主任说。

其三,考古人在前线“冲锋”,势必需要后方强力“补给”。管理部门的职能人员,需要承担所有项目组的财务、人事、资产、业务管理,还要处理所内外的汇报、计划、沟通、检查、采购、福利、会议活动等行政事务。“几十个项目组的人、财、事、物管理,加上日常内勤事务,就靠7、8个人完成,为了不脱离业务和学术,我自己还领队开展主动性考古发掘项目并坚持读书学习。”刘主任说。身兼数职但分身乏术,让员工的自信力和积极性很难得到有效提升。此外,常年松散型的管理模式,学术研究型的业务模式,也增加了人员队伍的疏离感和管理成本。

钉钉,组织保障驱动办公室转身“大中台”

其实,用阿里巴巴的“大中台-小前台”模式来看,如果说“项目负责人”是一个个的小前台,那么总部的管理部门就是“中枢大脑”,需要发挥“大中台”的价值。阿里巴巴的大中台战略是通过数据业务化、业务数据化的方式驱动的,有类似钉钉的组织管理工具做后方的组织保障;但是研究所的“中台”还是停留在“人力跑”的传统时代,长期发展自然会跟不上业务节奏。因而,引入一个专注于工作范畴,能够真正帮助研究所做“组织管理”的平台“钉钉”,势在必行。

很难想象,仅仅用了100天的时间,钉钉就正式成为了驱动研究所转身大中台的“最强大脑”。在解决组织管理问题上,刘主任重点主抓了“三件事”:一是让组织架构全部上钉钉,“直捣老巢”解散社交软件众多沟通群;二是让所有项目负责人、科室主任填交工作月报,解决总部和分部信息不对称问题;三是尽可能地把所内的日常事务,通过审批流“钉钉化”,把财务、人力、行政等各种流程节点全部线上化,权限清晰责任到人。

打破“山头林立”,看见信息流动的价值

在刘主任的推动下,现在分散在全省各地的业务人员能够妥善使用钉钉功能,将所开展项目的方法、成果、计划等文字、图片资料,项目的时间、人员、规模、内容、进度、经费执行率、认识与问题等,在钉钉上按照统一的格式规范填写,同步报送给管理部门和所领导,以便于管理、评估、决策。这样一来,基层业务工作和总部的管理工作就能够形成系统性的汇报和沉淀。

同时,钉钉的沟通、项目管理、会议日程等协作方式能够有效地同研究所的工作模式相结合,形成项目管理机制,增强总部对人员的管理、对工作情况的了解、对工作的监督和指导。当遭遇重要考古发现或紧急事务时,也可以通过钉钉,及时上报给上级有关部门。

“项目月报制度便利于中高层领导了解基层工作情况,提高全所的信息沟通效率,有助于领导进行全局规划和把控,有效改善了以往项目负责人‘山头林立’的乱象。”“钉钉为研究所提供了标准化、全方位的总结计划汇报流程,其模块数据、捕捉信息、表单自动生成等功能,轻松留痕,非常实用。”刘主任说。

而钉钉的审批等功能,也有效解决了审批时间长、人员权责不清晰、管理混乱等问题,让异地办公、团队协同工作更加方便,让审批流程更人性化、更透明。“现在员工办文、办事再也不用眼巴巴等着领导签字了。”刘主任说,“钉钉让人从被动变成了主动,以前审批没有流程,一些内控管理制度无法落实;现在有了审批流程,责任人都会对审批内容把关,对审批延误负责,既规避了风险,又增强了责任意识,每一个审批节点上人的意见都受到了重视和关注,自我价值也得到提升。”

解放生产力,激发优秀人才创造创新力

在刘主任看来,钉钉更大的管理价值是“解放人的生产力”。钉钉能够有效帮助研究所的“后台”工作人员,从繁重的日常事务处理工作中抽离出来,更专注于自身成长和学术科研。比如办公室工作人员沈晓文,以前需要花大半天的时间,通知分散在全省各地的职工回所本部开会,不仅耗时劳神,还很难通知到位。 “现在收发文件有了钉钉一键通知,已读未读一目了然,就有更多精力投入学习和研究了,人也不用天天绑死在办公室里了。”沈晓文说。

“良渚申遗成功,硬件建设突飞猛进,业务健康发展且成果丰硕,建所40年来考古所正处于最好的发展形势中,但我们所目前方方面面都急需用人,而面临的核心问题恰恰是人才的短缺。培养一个优秀人才不易,需要投入大量的时间和资源;优秀人才也需要更好地被‘解放’,才能最大限度的发挥核心价值。钉钉就是一个能够把人解放出来的平台,把人从以往许多无从入手、挂一漏万、本末倒置、泥牛入海式的工作状态中解放出来。”刘主任说。

数字化传承,让文化遗产“活在当下”

据介绍,良渚大遗址的考古很大一部分都是属于史前考古的范畴,由于考古研究缺乏系统性的历史文献资料的支撑,因而需要考古人员发挥创造力,借助于科技、多学科合作、国内外研究机构平台等,充分发挥主观能动性,尽可能地探索、拓展考古资料所蕴含信息的边界。如今,科技发展日新月异,如何能够有效地利用科技手段,对传统考古学进行有益革新,数字化手段的引入值得尝试。

未来,研究所将探索更多基于钉钉的“数字化考古”工作方式。“考古工作涉及到大量图文资料的存储,目前很多考古项目的资料分散存储在考古人自己的电脑里,普通内存根本不够使用,并且也不安全。”钉钉的钉盘功能,能够基于组织架构,进行考古工作记录、图像数据等沉淀,配合阿里云的云存储服务,有权限的进行资料的整理和调用,安全稳定。此外,考古行业内已经研发的一些技术软件,比如图像识别、测绘系统、勘探系统、数字图书馆等,都极大促进了考古工作的开展,“如果未来这些软件可以嫁接在钉钉平台上,形成在移动端的统一移动入口,那势必会让考古工作的开展,更加方便高效。”刘主任说。

“一个重要的考古项目,需要一个出色的项目负责人,但一个出色的项目负责人也并非全知全能,如果有好的资源和平台的沉淀,通过数字化的力量,就可以让个人的经验和知识体系得到有效的发扬和传承,也能够让群策群力的团队价值得到最大限度的发挥。”如何用数字化的方式,让人才“活起来”,让业务“活起来”,让文化遗产“活起来”,浙江省文物考古研究所将持续探索。

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